Pilotage BE
Remplacement de 4 outils déconnectés (Excel, email, planning papier, logiciel de facturation) par une application métier unique pour le pilotage opérationnel d'un bureau d'études structure de 25 collaborateurs.
Contexte
Un bureau d'études structure béton armé et charpente métallique de 25 ingénieurs, implanté en Nouvelle-Aquitaine, gérait simultanément 40 à 60 affaires en cours. La direction n'avait aucune vision consolidée du carnet de commandes, de la charge des équipes ou de la rentabilité par affaire.
Le pilotage reposait sur 4 outils déconnectés : un Excel de suivi d'affaires avec 47 onglets (mis à jour manuellement chaque vendredi), des chaînes d'emails pour les validations techniques, un planning mural photographié chaque semaine, et un logiciel de facturation alimenté manuellement.
Les enjeux
47 onglets Excel comme outil de pilotage
Le fichier Excel de suivi d'affaires pesait 12 Mo, était mis à jour manuellement chaque vendredi par une assistante, et était devenu si complexe que seules 2 personnes savaient l'utiliser. Les formules étaient cassées sur 15% des onglets. La direction pilotait à l'aveugle.
8% d'erreurs de facturation
La facturation était saisie manuellement dans un logiciel séparé, à partir du fichier Excel. Les écarts entre le suivi d'affaires et la facturation représentaient 8% du chiffre d'affaires annuel — soit des dizaines de milliers d'euros de manque à gagner.
Aucune visibilité sur la charge des équipes
Le planning mural, photographié chaque lundi, ne permettait pas de voir les surcharges à venir. Les ingénieurs étaient affectés en réunion sans vision des engagements existants. Résultat : retards fréquents et heures supplémentaires non planifiées.
Notre approche
Event Storming pour cartographier les flux réels
2 sessions d'Event Storming de 3h avec le directeur, les chefs de projet et l'assistante de gestion. Nous avons cartographié les flux réels — pas les procédures officielles, mais ce qui se passe vraiment. Découverte de 12 processus informels non documentés, dont le circuit de validation technique par email.
Import et nettoyage des données historiques
Migration des 47 onglets Excel vers PostgreSQL : 1 200 affaires historiques, 4 ans de données financières, et 25 000 lignes de suivi d'avancement. Développement d'un script d'import avec détection et correction automatique des incohérences (dates inversées, montants en doublon, formules cassées).
Tableau de bord temps réel du carnet de commandes
Dashboard interactif avec Chartkick et Turbo Streams : vue par chef de projet, par client, par phase. Indicateurs de rentabilité par affaire, alerte automatique quand le temps passé dépasse l'enveloppe vendue. Mise à jour en temps réel sans rechargement de page.
Workflow de validation technique intégré
Remplacement des chaînes d'emails par un workflow de validation avec 4 états (brouillon → en revue → validé → diffusé), historique complet des commentaires, et notifications automatiques. Traçabilité complète pour les audits qualité ISO 9001.
Facturation automatisée depuis les jalons projet
La facturation est désormais générée automatiquement depuis les jalons d'avancement du projet. Quand un chef de projet valide une phase, le système génère la facture correspondante avec les bons montants, en tenant compte des avenants et des retenues de garantie.
Résultats
Stack technique
Le vendredi après-midi passé à mettre à jour l'Excel, c'est fini. Maintenant je vois en temps réel où en sont mes affaires, qui est surchargé, et quelles factures sont en retard. En 4 mois, Agatta a remplacé un système que nous pensions irremplaçable.
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