ImmoTrack Syndic
Outil sur mesure de pilotage des interventions techniques pour un syndic de copropriété : suivi des sinistres, coordination des artisans et reporting propriétaires avec portail dédié.
Contexte
ImmoTrack est un syndic de copropriété gérant 120 immeubles et 2 800 lots en Île-de-France. La gestion des interventions techniques (fuites, pannes ascenseur, ravalement, sinistres) reposait sur un logiciel comptable métier qui ne couvrait pas le suivi opérationnel terrain.
Les gestionnaires jonglaient entre emails, appels téléphoniques et tableaux Excel pour coordonner artisans, experts et assurances. Les copropriétaires n'avaient aucune visibilité sur l'avancement des interventions et relançaient par téléphone, générant une charge administrative considérable.
Les enjeux
Coordination artisans chaotique
Chaque gestionnaire suivait ses interventions différemment. Pas de vision consolidée du planning artisans, des délais de résolution ni des coûts par immeuble.
Copropriétaires dans le flou
Aucun canal de suivi pour les copropriétaires. Chaque demande de statut générait un appel ou un email, mobilisant 30% du temps des gestionnaires sur de la relance.
Reporting AG inexistant
À chaque assemblée générale, les gestionnaires reconstituaient manuellement l'historique des interventions. Aucune donnée fiable sur les coûts de maintenance par poste.
Notre approche
Workflow d'intervention digitalisé
Modélisation du cycle de vie complet d'une intervention : signalement → diagnostic → devis → validation CS → intervention → réception → facturation. Chaque étape déclenche des notifications automatiques aux parties prenantes (gestionnaire, artisan, copropriétaire, assurance).
Portail copropriétaire en temps réel
Interface Turbo Streams affichant en temps réel l'état de chaque intervention dans l'immeuble. Les copropriétaires peuvent signaler un incident avec photo, suivre l'avancement et consulter les comptes-rendus — sans appeler le syndic.
Dashboard de pilotage et reporting AG
Tableaux de bord par immeuble avec coûts de maintenance par poste, délais moyens de résolution et historique complet des interventions. Génération automatique du rapport technique annuel pour les assemblées générales, avec graphiques et comparatifs N/N-1.
Résultats
Stack technique
Nos copropriétaires ont enfin de la visibilité. Les appels ont chuté, les artisans sont mieux coordonnés, et je prépare mes AG en 10 minutes au lieu de 2 jours. C'est un outil qui nous fait gagner un gestionnaire à temps plein.
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